In de Wet open overheid is geregeld dat inwoners informatie mogen opvragen over de beslissingen die hun gemeente neemt. Als gemeente ben je verplicht om die informatie op je website te plaatsen. Dat kan veel werk zijn. Hoe publiceer je Woo-verzoeken op een makkelijke manier?
Wat is Wet open overheid?
In de Wet open overheid (Woo) is vastgelegd dat iedereen recht heeft op informatie van de overheid. Gemeenten en andere overheidsorganisaties moeten informatie over wat ze doen en waarom, openbaar maken. Die informatie moeten ze uit zichzelf geven óf als iemand daarom vraagt. En de informatie moet goed vindbaar zijn. Zo kan iedereen de overheid controleren, erg belangrijk in een democratie.
Wat betekent de Woo voor gemeenten?
In de Woo staat welke informatie overheidsorganisaties uit zichzelf openbaar moeten maken. Dit zijn 17 informatiecategorieën. Denk aan wetten, besluiten die voor iedereen gelden en vergaderstukken. Maar ook afspraken van de gemeente met andere organisaties (convenanten) en verzoeken om bepaalde informatie openbaar te maken (Woo-verzoeken), met daarbij het besluit en de verstrekte informatie. Dit wordt in de komende jaren stap voor stap ingevoerd. Op dit moment zijn gemeenten verplicht om deze 4 soorten informatie uit zichzelf openbaar te maken:
- Woo-verzoeken
- Convenanten
- Klachten
- Raadsinformatie
Woo-index
De informatie moet vindbaar zijn bij de gemeente zelf én via de Woo-index. De Woo-index is een landelijke website met alle overheidsinformatie die al openbaar is. De gegevens over de Woo-verzoeken invoeren in het CMS van de gemeentewebsite en daarna handmatig aanleveren aan de Woo-index, kost gemeenten veel tijd. Dat moet toch makkelijker kunnen, dacht een groep gemeenten binnen het Open Webconcept. Daarom hebben zij samen een oplossing ontwikkeld waarmee zij op een eenvoudige en efficiënte manier aan de Woo-verplichtingen voldoen. Al meer dan 10 gemeenten maken er gebruik van.
Wat is het Open Webconcept?
Het Open Webconcept is een community van inmiddels meer dan 30 gemeenten en 6 marktpartijen, waaronder Yard. Samen ontwikkelen wij continu nieuwe functionaliteiten voor de online dienstverlening van de gemeentes. Alle ontwikkelde functionaliteiten zijn gratis, open source beschikbaar. Zo kunnen andere gemeenten ze eenvoudig opnieuw gebruiken. Deze samenwerking biedt gemeenten, groot én klein, de kans om hun website snel en efficiënt door te ontwikkelen tegen lage kosten.
Eenvoudig Woo-verzoeken publiceren
Vaak handelen juridische medewerkers de Woo-verzoeken af. Zij zijn niet gewend zijn om in het CMS van de gemeentewebsite te werken. In de oplossing die wij samen met de gemeenten hebben ontwikkeld, is dat ook niet nodig. Medewerkers vullen een eenvoudig formulier in. Daarin staan gegevens als onderwerp, kenmerk en ontvangst- en besluitdatum. Ook voegen ze de bestanden toe die bij het verzoek horen.
Dienen ze het formulier in, dan worden de gegevens naar het CMS gestuurd. Daarna wordt het Woo-verzoek meteen automatisch gepubliceerd op de website. Of: het wordt in concept in het CMS geplaatst. Daarna kan een andere medewerker de gegevens controleren en publiceren. Gemeenten kiezen zelf welke werkwijze past bij hun organisatie.
Hoe werkt het technisch?
Gemeenten die meedoen aan het Open Webconcept maken gebruik van de OpenPub om nieuwsberichten te publiceren. De OpenPub is een datadienst waarin de gegevens worden opgeslagen. Via een API (Application programming interface) worden de nieuwsberichten gepubliceerd op de website of in andere toepassingen. Zo hoeven webredacteuren de informatie maar één keer in te voeren en kan die toch meerdere keren worden gebruikt. Dit is volgens de Common Ground architectuur van de VNG.
Aan de OpenPub hebben wij een module toegevoegd om Woo-verzoeken te publiceren. Dat betekent dat gemeenten de Woo-verzoeken beheren binnen hun huidige WordPress-CMS; zij hebben geen apart portaal nodig. Een mooi voordeel voor gemeenten binnen het Open Webconcept.
Toch is het heel simpel om wel een apart Woo-portaal op te zetten als dat nodig is. Via de API kunnen de gegevens namelijk in iedere toepassing worden getoond. Het is zelfs mogelijk om de API (in de toekomst) te koppelen aan een Zaaksysteem. Daardoor is het ook een ideale oplossing voor gemeenten die geen gebruikmaken van het Open Webconcept.
Koppeling met Woo-index
Gemeenten die gebruikmaken van de module voor Woo-verzoeken hebben nog een groot voordeel: de gepubliceerde Woo-verzoeken worden automatisch doorgestuurd naar de Woo-index. Dat betekent dat ze ook aan deze verplichting voldoen. Zonder dat ze er iets van merken.
Om dit mogelijk te maken wordt de informatie onder water omgezet naar het bestandsformaat dat de Woo-index nodig heeft. Daarna worden de data via een koppeling doorgestuurd naar de Woo-index en daar gepubliceerd.
Veel en grote documenten
Woo-verzoeken bevatten vaak veel en erg grote bestanden. Soms gaat om wel 2000 documenten of zelfs nog meer. Al die documenten opslaan in het CMS is een grote belasting. Dit kun je oplossen door deze bestanden op een aparte schijf op te slaan. Bij het invullen van het formulier geeft de medewerker aan welke documenten gekoppeld moeten worden aan het Woo-verzoek. De documenten zelf blijven op de aparte schijf staan. Gemeente Buren werkt bijvoorbeeld op deze manier.
Daarnaast onderzoeken wij of het mogelijk is om een koppeling te maken met Nextcloud. Dit is een open source omgeving om bestanden op te slaan.
Overige informatiecategorieën Wet open overheid
Naast de Woo-verzoeken moeten gemeenten (op termijn) ook de andere informatiecategorieën op hun website publiceren. Daarom ontwikkelen wij in samenwerking met de deelnemende gemeenten de oplossing verder door. Zo hebben wij ook de convenanten toegevoegd. Gemeenten beheren de convenanten op dezelfde manier als de Woo-verzoeken. Op de website van gemeente Ridderkerk zie je daar een mooi voorbeeld van. Raadsinformatie halen we op uit de raadsinformatiesystemen en maken we vindbaar via de zoekfunctie van de website.
En op dit moment ontwikkelen wij een module om klachten te publiceren op een gemeentewebsite. We zorgen er meteen voor dat je aan het einde van het jaar eenvoudig een uitdraai kunt maken voor het jaarverslag. Die module verwachten wij op korte termijn toe te voegen.
Zo voegen wij samen met de gemeenten iedere keer nieuwe informatiecategorieën toe aan de OpenPub. Zodat zij voldoen aan de Wet open overheid zonder dat ze er omkijken naar hebben.
Ook een Woo-portaal of Woo-pagina voor je gemeentewebsite?
Neem contact met ons op. We denken graag met je mee.